SISTEMAS ERP

Qué son los sistemas ERP?

Los ERP (Enterprise Resource Planning /Planificación de recursos empresariales) evolucionaron a partir de los sistemas MRP  (Material Requierement Planning /Planificación de Requerimientos de Materiales) y MRP 2 (Planificación de Recursos de Manufactura). Estos dos sistemas anteriores dejaban a un lado los procesos de negocio, centrándose especialmente en las existencias, los materiales y la capacidad de máquina necesarios para la fabricación.

Los sistemas ERP tienen como objetivo final integrar los diferentes datos y procesos de la empresa en un sistema o proceso unificado.

Definición. Existen varias definiciones para el ERP, las cuales tienen mucho en común, se citaran algunas de ellas para poder tener un panorama más amplio de lo que definen como Planificación de Gestión Empresarial:

• "Es un sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de una solución completa que permite a la empresa evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio. Se caracterizan por su modularidad, integración de la información, universalidad, estandarización e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma"
• "ERP es una herramienta que soporta de forma integrada los procesos de negocio de una compañía. Permite realizar operaciones tales como la generación de una orden de compra, registrar recepciones, ingresar y pagar facturas de proveedores, procesar la facturación, administrar el inventario, emitir balances, etc.
• "Solución de software que se enfoca en las necesidades de la empresa, tomando una visión de los procesos para cumplir los objetivos corporativos, buscando integrar todas las funciones de la empresa"
• "Un sistema de planeación diseñado para reducir el tiempo de respuesta, ciclo de producción, optimizar la calidad, mejorar el manejo de activos, reducir costos, optimizando la comunicación"

En el siguiente video vemos como SAP presenta y dimensiona el ERP

http://www.youtube.com/watch?v=etAVCmI5H98
Modelos de sistemas ERP
El uso de sistemas ERP se ha extendido notablemente, no solo entre las empresas multinacionales necesitadas de un sistema complejo y homogéneo para los diversos países, sino también entre las empresas de ámbito nacional sin necesidad de consolidación informativa y operativa. Pero como suele ocurrir en tantos otros ámbitos, también aquí puede decirse que no existe una solución única que al mismo tiempo sea la óptima para todo tipo de empresas.

Para ayudar a efectuar un análisis afectivo de la solución idónea, según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definición funcional del mismo:

1. Herramienta: Se entiende por herramienta un sistema que no es el producto terminado pero que permite producirlo mediante su uso, lo que en general implica el desarrollo de programación específica. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados.
2. Aplicación Parametrizable: Se llama así a un desarrollo que incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos que se quieren usar o no mediante una tabla de parámetros que recorre toda la aplicación. Una vez determinada la parametrización, el sistema queda listo para trabajar de manera ajustada a las necesidades del usuario sin necesidad de programación adicional. Pero desgraciadamente en la realidad es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar, y aunque fuese posible, la cantidad de programación de base que habría que instalar en cada caso sería demasiado grande e inoperativa. Por eso, las Aplicaciones Parametrizables, llegan hasta un cierto punto que se considera suficiente para evitar la programación adicional, pero en general, sin cubrir todo el espectro de necesidades.
3. Aplicación Fija: Es aquella que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica, si se tiene en cuenta el nulo costo de adaptación, pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original.

Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. Así, algunos sistemas son fundamentalmente Herramientas que requieren programación adicional aunque también tienen partes ya totalmente definidas (Aplicación Fija), y otras parametrizables (Aplicación Parametrizable). Otros sistemas son básicamente Aplicaciones Parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de añadir procedimientos (Herramienta), pero en general, no de modificar los existentes. Por último hay sistemas que son Aplicaciones Fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por vía externa, cierta posibilidad de añadir programación (Herramienta).

En concreto se analizan 6 aspectos analíticos

• Adaptabilidad. Mide la capacidad de adaptación del software a las necesidades del usuario. Es probablemente el aspecto más importante ya que una buena adaptación a las necesidades empresariales es requisito indispensable para su eficacia.
  
  
• Seguridad. Mide el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades. Es tan importante como la Adaptabilidad , pues por muy buena que sea ésta, si no se ha conseguido una seguridad de funcionamiento, todo queda perdido.
  
  
• Economicidad. Se define como el inverso del costo, (E=1/C), llamando costo al conjunto de desembolsos necesarios para que la aplicación quede terminada y operativa. Incluye por tanto, no solo el costo del software básico o estándar, sino también el de consultoría, implantación, puesta en marcha y formación.
  
  
• Rapidez de Implantación . Se define como el inverso del tiempo de implantación, (R=1/T), llamando tiempo de implantación al que media entre la fecha de adquisición del software y la de puesta en marcha ya ajustado al usuario. Este aspecto está directamente relacionada con el de Economicidad, ya que una aplicación que se implanta rápidamente, resulta más económica al disminuir el costo de consultoría e implantación, y además, el software de las aplicaciones con implementación rápida, suele ser también significativamente más barato.
  
  
• Facilidad de Actualización . Mide la facilidad y seguridad con que el usuario podrá disponer de las nuevas y actualizadas versiones del fabricante del software, y está muy ligado con el grado de estandarización de la aplicación. Este aspecto de la Facilidad de Actualización no suele valorarse en su verdadera importancia, que es mucha. En efecto, cuando ya se lleva un tiempo trabajando correctamente con una aplicación, no es aceptable ver que no van a poder incorporarse los nuevos adelantos tecnológicos, porque no pueden ser integrados en la aplicación, al haber perdido estandarización por tener programación adicional a la medida.
  
  
• Internacionalización . Mide la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas. Este aspecto no es importante para empresas que no necesitan la consolidación internacional de información y operaciones, pero puede ser muy importante en corporaciones multinacionales. Se trata pues de una característica de aplicación discrecional, y no general.

Al momento de adquirir un sistema ERP, la empresa debe evaluar sus necesidades para poder determinar que tipo de ERP debe implementar.

Por que se debe implementar un ERP?

Las tendencias actuales y futuras están obligando a las empresas a aumentar su competitividad, por lo que necesitan que tenga optimizado e integrado su flujo interno de información y sus relaciones comerciales externas para conseguir objetivos básicos como son la productividad, calidad, el servicio al cliente y la reducción de costos. 

Estas son algunas de los problemas que se presentan cuando se manejan sistemas de información aislados para cada uno de los procesos de la empresa:

No hay procesos ni flujos de trabajo racionalizados

No se comparte la información entre los diferentes departamentos de la empresa

Ingreso duplicado de datos

 

Flujo de trabajo lento e ineficiente

No hay uniformidad en los procesos

Clientes insatisfechos

Problemas en la planeación de los recursos

Visión distorsionada de las ventas, inventarios y cuentas por cobrar 

Un sistema ERP permite: 

• Organizar y estandarizar procesos o datos internos de la empresa.
• Administrar de manera integrada y eficiente la información de la empresa.
• Comunicar diferentes áreas de las empresas mediante procesos y datos electrónicos.
• Procesar la información convirtiéndola en conocimientos para su aplicación en la toma de decisiones.
• Automatizar una gran parte de los procesos básicos de las empresas.

Como todo sistema de reciente aplicación tiene ventajas y limitaciones propias de su uso bajo condiciones específicas las cuales varían de una empresa a otra

Ventajas

• Los ERP en conjunto con internet y las nuevas tecnologías conforman una estrategia de comercio electrónico, donde su uso y aplicación otorga una mejora en la productividad de la empresa convirtiéndose en una ventaja competitiva.
• Las transacciones tanto externas como internas requieren menor tiempo.
• Permiten el flujo y acceso a la información de todos los departamentos de la empresa, optimizando el proceso de toma de decisiones
• Se optimizan el tiempo y costo invertido en la administración de áreas funcionales como atención a clientes, recursos humanos, manejo de inventarios y proveedores gracias a la información veraz y oportuna, permitiendo a la dirección de la empresa invertir más tiempo en actividades de mayor valor.
• La Dirección de la compañía puede dedicar más tiempo a realizar trabajo de mayor valor agregado
• Los ejecutivos que toman decisiones pueden prestar mayor atención a los aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna necesidad.

Por otro lado la implementación de un ERP no es una tarea fácil, algunas desventajas de los ERP son:

• Son costosos. No solo la inversión en el software sino la inversión en consultoría que puede triplicar el valor del software.
• Requieren procesos de reingeniería dentro de la empresa.
• La personalización de los ERP es límitada.
• El sistema puede sufrir desde "El eslabón más débil". Por lo tanto un problema de ineficiencia en un departamento puede afectar a los demás.
• Algunos de los enlaces integrados necesitan alta exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente.

Para concluir, es importante mencionar que los sistemas ERP son una herramienta absolutamente necesaria para las grandes y medianas organizaciones. Sin ellas no podría vencer en los avances tecnológicos que se están presentando y seguir en el mundo de la globalización.

Considerando la inversión en hardware, software, tecnología de información, personal, y muchos otros factores, el estudio previo a la implementación de estos sistemas debe ser bastante detallado, por lo que el primer costo asociado al sistema debe ser la asesoría y/o consultoría necesaria para una buena evaluación del proyecto.

FUENTE  http://www.liderazgoymercadeo.com/liderazgo_tema.asp?id=125#